tiedottaminen

Tiedottaminen on prosessi, jossa organisaatio tai viranomainen välittää ajankohtaista, tarkkaa ja relevanttia tietoa vastaanottajilleen. Se on viestinnän osa-alue, joka keskittyy tiedon jakeluun ulkoisille yleisöille tai sisäisille sidosryhmille. Tiedottamista käytetään sekä julkisessa hallinnossa että yksityisellä sektorilla sekä oppilaitoksissa. Sen tavoite on lisätä läpinäkyvyyttä, vähentää epävarmuutta ja tukea päätöksentekoa sekä luoda luottamusta.

Tiedottamisen keinoja ovat tiedotteet, tiedotustilaisuudet, uutiskirjeet, intranet ja organisaation verkkosivut sekä sosiaalinen media. Ulkoinen tiedottaminen tavoittaa yleisön, median ja sidosryhmät; sisäinen tiedottaminen kohdistuu henkilöstöön ja sisäisiin kumppaneihin. Prosessi sisältää suunnittelun, sisällön laatimisen, hyväksynnät, julkaisun ja seurannan. Keskeisiä periaatteita ovat oikeellisuus, ajantasaisuus, johdonmukaisuus ja saavutettavuus sekä soveltuvien lakien ja eettisten normien noudattaminen, kuten yksityisyyden suojan huomioiminen.

Roolit ja vastuut vaihtelevat organisaation mukaan: virastoilla on yleensä tiedottaja tai puhemies, jonka tehtävänä on laatia tiedotteet, vastata medialle ja valvoa viestinnän laatua. Prosessi liittyy yleensä viestintästrategiaan, kriisiviestintään ja sidosryhmien hallintaan. Tiedottamisen vaikuttavuutta voidaan seurata mittareilla kuten tavoittavuus, ymmärrettävyys, luotettavuus ja palautteen laatu.