arkistointiluokat

Arkistointiluokat ovat systemaattisia luokkia, joita arkistot käyttävät organisoidakseen asiakirjat ja muut aineistot. Ne muodostavat keinon hallita arkistomateriaalia sekä parantaa sen hakua, käytettävyyttä ja pitkäaikaistä säilyvyyttä. Arkkitehtuuriltaan arkistointiluokat tukevat sekä alkuperäisen peräkohtaisuuden (provenance) että orientaation avulla tapahtuvaa löytämistä.

Tyypillisesti arkistointiluokat muodostuvat hierarkisesti. Perusteena on usein fonds- eli arkistofondi, joka koostuu yhdestä lähteestä tai toiminnasta, jota seuraa sarjoja ja mahdollisesti alasarjoja. Tämä rakenne auttaa säilyttämään asiakirjojen alkuperäisen muodostajayhteyden ja säilyttämään toiminnan kannalta olennaisen kontekstin. Luokitus voi perustua alkuperäiseen toimintaan, sisältöön, muotoon tai ajallisiin piirteisiin, ja se voi vaihdella arkiston pitkän aikavälin tarpeiden mukaan.

Käytännössä arkistointiluokkien tukeessa käytetään sekä kansallisia että kansainvälisiä ohjeita. Monissa maissa, mukaan lukien Suomi, ISAD(G) -standardia sekä paikallisia kuvailuohjeita sovelletaan arkistolomakkeen kuvaamiseen ja luokitteluun. Tavoitteena on yhtenäinen, toisten arkistojen kanssa yhteensopiva kuvailupiste.

Esimerkkejä arkistointiluokkien soveltamisessa ovat hallinto ja julkinen hallinto, talous ja kirjanpito, henkilöstöhallinto, oikeudelliset asiakirjat sekä koulutukseen ja tutkimukseen liittyvä aineisto. Todelliset luokitusrakenteet ovat kuitenkin institutionaalisia ja voivat erota riippuen säilytettävän aineiston lähteestä ja käyttötarkoituksesta.

Arkistointiluokkien ylläpito ja kehittäminen on jatkuva tehtävä: niitä tarkistetaan säilyvyysvaatimusten, digitoinnin ja uusien hakutarpeiden mukaan sekä varmistetaan, että kuvailu pysyy johdonmukaisena ja saavutettavana.