arkistointiarvioinnista

Arkistointiarviointi, suomeksi myös arkistointikartoitus tai arkistointiprosessi, on menetelmä, jolla arvioidaan asiakirjojen ja muun aineiston säilytystarvetta ja arkistointikelpoisuutta. Sen tavoitteena on tunnistaa ja siirtää pysyvästi säilytettävä tai pitkäaikaisesti säilytettävä aineisto arkistoon ja hävittää tarpeeton aineisto turvallisesti. Arkistointiarviointi on keskeinen osa sähköistä asiakirjahallintaa ja julkisen sektorin tiedonhallintaa.

Prosessi alkaa yleensä aineiston kartoittamisella ja sen tunnistamisella, mitä aineistoa organisaatiolla on. Tämän jälkeen arvioidaan aineiston säilytystarvetta eri perusteiden mukaan. Perusteita voivat olla esimerkiksi lainsäädännölliset vaatimukset, oikeudelliset syyt, tiedonkäytöllinen merkitys organisaation toiminnalle, historiallinen arvo tai tutkimuksellinen potentiaali. Arkistointiarviointi auttaa organisaatioita täyttämään lakisääteiset velvoitteensa ja varmistamaan tiedon saatavuuden tulevaisuudessa.

Arkistointiarvioinnin tuloksena laaditaan yleensä luettelo säilytettävästä ja hävitettävästä aineistosta. Säilytettävä aineisto siirretään asianmukaiseen arkistoon, olipa kyseessä sitten sähköinen arkisto tai fyysinen arkistotila. Hävitykseen määrätty aineisto tuhotaan luottamuksellisesti ja turvallisesti, jotta arkaluonteiset tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Säännöllinen arkistointiarviointi on tärkeää tiedonhallinnan tehokkuuden ja kustannusten hallinnan kannalta, sillä se vähentää tarpeettoman aineiston säilyttämisestä aiheutuvia kustannuksia ja parantaa tiedonhallinnan sujuvuutta.