Vervolgrapporten

Vervolgrapporten zijn opvolgdocumenten die een aanvulling of actualisatie bieden op een eerder gepresenteerd rapport. Ze dienen om voortgang, nieuw ontdekte feiten en mogelijke correcties of wijzigingen in bevindingen en aanbevelingen vast te leggen.

Het doel van een vervolgrapport is informatieve actualisatie: het communiceren van statusupdates, gewijzigde inschattingen, risico’s en de voorgenomen vervolgstappen aan belanghebbenden.

Een typisch vervolgrapport bevat een samenvatting van de oorspronkelijke bevindingen, een actuele status, eventueel nieuwe feiten, herzieningen van beoordelingen, een overzicht van verantwoordelijkheden en tijdslijnen voor de verdere acties.

Proces en verantwoordelijkheid: meestal opgesteld door de betrokken afdeling of auditor, gevolgd door interne beoordeling door een leidinggevende of stuurgroep. Het document wordt verspreid onder relevante partijen en opgeslagen in het officiële documentbeheersysteem.

Toepassingsgebieden: vervolgrapporten komen voor in diverse sectoren, zoals onderzoek (politie en forensica), project- en programma-management, quality assurance en compliance.

Kwaliteitsgarantie: goede vervolgrapporten vermelden de herkomst van informatie, verwijzen naar eerdere rapporten, noemen datum en versie en voorzien in een referentie naar bijlagen of ondersteunend bewijsmateriaal.

Relatie met het eerste rapport: een vervolgrapport zoomt in op voortgang en wijzigingen in plaats van het oorspronkelijke beeld volledig opnieuw te schetsen. Zie ook gerelateerde documenten in de verslagcyclus.