Upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen är den systematiska processen som offentliga myndigheter, kommuner och vissa privata organisationer använder för att anskaffa varor, tjänster och byggentreprenader. Huvudsyftet är att främja konkurrens, transparens och bästa möjliga värde samtidigt som rättssäkerhet och likabehandling av anbudsgivare säkerställs.

Processen består ofta av flera faser: behovsanalys och upphandlingsstrategi, marknadsdialog och kravspecificering, annonsering och inbjudan till anbud, utvärdering och tilldelning samt genomförande och uppföljning av kontrakt. Under dessa steg klargörs behov, budget och risker, och hur upphandlingen ska genomföras i praktiken.

Val av upphandlingsförfarande regleras av nationell lagstiftning och EU-riktlinjer. Vanliga förfaranden är öppen upphandling, selektiv upphandling och förhandlat förfarande. Valet påverkas av kontraktsvärde, typ av vara eller tjänst och tidsramar, samt vilka krav som finns på flexibilitet och konkurrens.

Dokumentation och kriterier styr utvärderingen: kravspecifikation, kontraktvillkor och upphandlingskriterier som viktningar mellan pris, kvalitet, miljö och genomförbarhet. Anbud lämnas, granskas och jämförs innan tilldelning fattas.

Efter tilldelning följer kontraktsskrivning, uppföljning av leverans och prestation samt förändringar och tvister. Uppföljning innefattar kvalitetskontroll, leveransprecision och riskhantering samt avtalets förvaltning under kontraktsperioden.

Inom Sverige styrs upphandlingsprocessen i huvudsak av lagen om offentlig upphandling (LOU) och närliggande regler, med koppling till EU-rätt. Processen ska vara likabehandlande, icke-diskriminerande, transparent och proportionalitetsanpassad; överprövning kan ske vid missförhållanden.