Unternehmensordner

Unternehmensordner bezeichnet in Unternehmen eine systematisch gegliederte Sammlung von Dokumenten und Dateien, die zur Organisation von Informationen genutzt wird. Er kann physisch als Aktenordner oder digital in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einer similaren Unternehmenslösung geführt werden. Ziel ist eine klare Struktur, die Informationen schnell auffindbar macht und die Geschäftstätigkeit unterstützt.

Typische Inhalte eines Unternehmensordners umfassen Rechtsdokumente und Verträge, Finanzen und Buchhaltung, Personalunterlagen, Produktion, IT, Vertrieb und Marketing, Qualitätsmanagement sowie Compliance- und Sicherheitsdokumente. Die Struktur basiert oft auf einem Ordnerplan, der sich an Prozessen, Standorten oder Rechtskreisen orientiert. Wesentliche Prinzipien sind einheitliche Benennungs- und Nummerierungssysteme, Versionskontrolle, Zugriffsbeschränkungen sowie definierte Aufbewahrungsfristen.

Der Unternehmensordner dient der Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen. Er erleichtert Audits, Rechtsprüfungen und die Wissensweitergabe im Unternehmen. Ebenso unterstützt er das Risikomanagement, indem verlässliche Referenzen und Kontrollen verfügbar bleiben.

Bei der Umsetzung sind klare Zuständigkeiten, regelmäßige Pflege und Schulungen wichtig. Typische Schritte sind die Festlegung des Ordnerrahmens, die Erstellung eines standardisierten Ordnerplans, die Migration vorhandener Dokumente, Datenbereinigungen und die Implementierung von Backup-Strategien. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD, DSGVO und weiterer branchenspezifischer Aufbewahrungspflichten ist von Anfang an zu berücksichtigen. Der ordnerbasierte Ansatz lässt sich später auch in ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem integrieren.