Työvuorosuunnittelua

Työvuorosuunnittelua tarkoittaa prosessia, jossa organisaatio määrittelee ja jakaa työntekijöiden vuorot siten, että sekä palvelu- tai tuotantotarpeet että henkilöstön oikeudet ja hyvinvointi toteutuvat. Vuorosuunnittelu kattaa sekä kiinteät että vaihtelevat vuorot sekä mahdolliset varavuorot ja niihin liittyvät palkka- ja poissaolokäytännöt.

Tavoitteet ovat palvelun tai tuotannon sujuvuus, oikeudenmukainen ja ennustettava työaika, riittävät lepo- ja palautumisajat sekä tasapuolinen vuorojako ja kustannusten hallinta. Keskeisiä tekijöitä ovat työvoiman tarvearvio, henkilöstön toiveet ja rajoitteet sekä työaikalain ja mahdollisten työehtosopimusten vaatimukset, sekä poissaolot ja poikkeustilanteet.

Prosessi etenee tyypillisesti seuraavasti: kerätään tieto nykyisestä ja tulevasta työvoimantarpeesta, huomioidaan poissaolot ja osa-aikaisuus, laaditaan alustava vuoroluettelo, esitellään ja hyväksytään, julkaistaan ja seurataan sekä tehdään tarvittaessa muutoksia.

Työvuorosuunnittelussa käytetään sekä manuaalisia että sähköisiä työkaluja. Rostering-Ohjelmistot ja HRIS-järjestelmät helpottavat kapasiteetin optimointia, toiveiden huomioon ottamista ja vaatimusten noudattamista. Käytännöt voivat sisältää kiertäviä vuoroja, kiinteitä vuoroja tai näiden yhdistelmiä sekä varavuorot.

Haasteita ovat ennustamisen epävarmuus, sairauspoissaolot sekä muutokset kysynnässä, lainsäädäntö ja työehtosopimusten vaatimukset sekä työntekijöiden tasapuolisen kohtelun varmistaminen. Hyödyt ilmenevät parempana palvelun laaduna ja saatavuutena, työntekijöiden tyytyväisyytenä sekä resurssien tehokkaana käytön.