Tiedonhallintavastuun

Tiedonhallintavastuu tarkoittaa organisaatiossa vastuullisen vastuun tietojen hallinnasta niiden elinkaaren kaikissa vaiheissa: tiedon luomisesta, tallennuksesta ja käytöstä sekä jakamisesta, arkistoinnista ja poistamisesta huolehtiminen. Se kattaa tiedon laatuun, saatavuuteen, suojaamiseen ja säilytykseen liittyvät näkökulmat sekä varmistaa, että tiedot ovat hankinnasta käyttöön saakka hallittuja ja tarkoituksenmukaisia.

Tiedonhallintavastuun toteuttaminen edellyttää selkeää ohjauskehystä, jossa määritellään vastuut ja toimintaperiaatteet. Keskeisiä rooleja ovat esimerkiksi tiedon omistaja (vastaa tiedon tarkoituksenmukaisesta käytöstä ja laadusta), tiedonhallinnan vastuuhenkilö sekä tietoturva- tai tietosuoja-asiantuntija. Lisäksi voidaan nimetä tietojenhaltijia ja käsittelijöitä sekä määritellä valtuudet ja käytäntöjä tiedon jakamiseen ja pääsynhallintaan.

Lainsäädäntö ja sääntely vaikuttavat tiedonhallintavastuuseen. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen tietosuojalaki ohjaavat henkilötietojen käsittelyä, suojaavat yksilöiden oikeuksia ja asettavat velvoitteita tietojen säilytykselle sekä kierrätykselle.

Keskeisiä käytäntöjä ovat tiedon luokittelu ja metatietojen hallinta, säilytys- ja poistosuunnitelmat, käyttöoikeuksien hallinta, tietoturva ja yhdenmukaiset käsittelyperiaatteet sekä säännölliset auditoinnit ja koulutus.

Hyötyinä ovat parempi päätöksenteko, riskien hallinta, tehokkaampi tiedonhyödyntäminen sekä paremmin suojatut henkilötiedot ja viranomaisten ja yritysten luottamus. Haasteita voivat olla vanhojen järjestelmien integrointi, tietojen sirpaleisuus ja jatkuvan vastuun ylläpitäminen.