Tehtäväkuvaus

Tehtäväkuvaus on organisaation sisäinen asiakirja, joka määrittelee tehtävän tarkoituksen, vastuut sekä keskeiset työtehtävät ja vaaditut taidot. Se toimii työroolin kehyksenä ja tukee rekrytointia, perehdyttämistä sekä suoritusarviointia.

Työtehtäväkuvaus sisältää tyypillisesti tehtävän nimen ja osaston, raportointisuhteet, tehtäväkokonaisuuden päätehtävät, vastuut ja päätöksentunnin rajat sekä vaaditut pätevyydet, kokemuksen, kielitaidot ja mahdolliset työ- tai turvallisuusvaatimukset. Lisäksi kuvataan työympäristö, työaika ja mahdolliset ehdolliset ehdot kuten virka- tai työsuhteen luonne.

Käyttötarkoitus on selkeyttää odotuksia sekä työntekijälle että organisaatiolle: se auttaa rekrytointia löytämään oikean henkilön, toimii työkaluna onboardingissa ja oppimisessa sekä tukee suoritusarviointia ja palkitsemista.

Tehtäväkuvauksen laadinta perustuu usein tehtäväanalyysiin, ja siihen osallistuvat yleensä HR, suora esimies sekä tarvittaessa lainsäädäntöön perehtynyt asiantuntija. Dokumenttia päivitetään säännöllisesti, kun tehtävät, vaatimukset tai organisaatiorakenne muuttuvat.

Se liittyy oikeudellisiin vaatimuksiin kuten tasapuolisuuteen, syrjimättömyyteen sekä olennaisten tehtävien määrittelyyn. Tehtäväkuvauksia voidaan käyttää myös soveltuvuuden arviointiin, mukautusten tarpeen tunnistamiseen sekä resurssien ja koulutuksen suunnitteluun.

Esimerkki: asiakaspalvelijan tehtäväkuvaus voi sisältää asiakkaiden opastamisen, tilausten vastaanottamisen, palautteiden kirjaamisen sekä tiimityön tukemisen; vaatimuksina ovat erinomainen asiakaspalvelutaito, sujuva kielitaito sekä riittävät tietotekniset taidot.

Tehtäväkuvaus on hyödyllinen työkalu organisaation toimivuuden ja läpinäkyvyyden tukemiseksi sekä henkilöstön kehittämisen polkuna.