Statusrapportage

Statusrapportage is een formeel updatedocument dat de huidige stand van zaken van een project, programma of operationele activiteit samenvat voor stakeholders. Het bevat voortgang, behaalde mijlpalen, risico’s en issues, en relevante budget- en planningsinformatie.

Het doel is transparantie en verantwoording, afstemming met het plan en ondersteuning van besluitvorming. Het dient als communicatiemiddel tussen het projectteam en het management en kan ook dienen in governance- of evaluatieprocessen.

Een typisch rapport bevat: doelstelling, huidige status (bijv. groen/geel/rood), voortgang ten opzichte van plan, behaalde en komende mijlpalen, geconstateerde issues en risico's met eigenaren en mitigatie, budget en resourcegebruik, scopewijzigingen, geplande volgende stappen en besluiten die nodig zijn.

Formaten variëren van geschreven documenten tot dashboards en presentaties; de frequentie is meestal wekelijks tot maandelijks, afhankelijk van complexiteit en besluitvormingsritme. Doelgroepen zijn sponsors, stuurgroepen en teamleden; de data komen uit projectbeheertools, financiën en risicoregisters.

Best practices: helder en beknopt, metriek-gestuurd, houd baselines en definities eenduidig, vermijd jargon, lever tijdig, ken eigenaarschap toe en beschrijf een escalatiepad voor besluiten en acties.

Voordelen zijn betere zichtbaarheid en snellere besluitvorming; nadelen kunnen tijdrovend produceren en verouderde data als update ontbreken, en afhankelijkheid van duidelijke statusdefinities.