Spridningsrutinerna

Spridningsrutinerna är en term som används i svenska organisationer för att beskriva ett formellt uppsättningssystem av rutiner för spridning av information, material eller produkter till avsedda målgrupper. De fastställer bland annat vem som har ansvar, vilka kanaler som används, när budskap ska lämnas och hur resultaten utvärderas. Spridningsrutinerna används inom områden som folkhälsa, företagskommunikation, akademisk spridning och kriskommunikation.

Grundläggande innehåll är målgrupper, budskap, kanaler, tidpunkt, roller, godkännanden, kvalitetskontroll, återkopplingsmöjligheter och dokumentation. Processen brukar omfatta planering, innehållsskapande eller anpassning av material, granskning, distribution, övervakning av räckvidd och respons samt utvärdering och revidering.

Implementering kräver överensstämmelse med organisationens policyer, lagen om dataskydd, tillgänglighet, språk- och kulturanpassning samt resursfördelning. Styra och följa upp spridningen kan ske via en spridningsplan, utsedd ansvarig/enhet, samt mallar och checklistsor för kvalitetssäkring.

Fördelar är enhetlighet, snabbare informationsflöde, spårbarhet och ökat ansvarstagande. Utmaningar inkluderar att hålla innehåll aktuellt, samordning mellan avdelningar, mäta effekt och hantering av felinformation.

Exempelvis kan en kommunal folkhälsoenhet använda Spridningsrutinerna för vaccinationkampanjer, en universitet sprida forskningssammanfattningar till beslutsfattare, eller ett företag hantera produktåterkallelser med standardiserade meddelanden.

Relationer till närliggande begrepp inkluderar informationsspridning, kommunikationsstrategi och kunskapshantering. Se även spridning, kommunikation, public relations.