Serienbriefe

Serienbriefe sind eine automatisierte Methode zur Erstellung von mehreren Briefen oder Nachrichten aus einem einheitlichen Textbaustein, wobei personalisierte Daten aus einer Quelle in jeden Brief eingesetzt werden. Typischer Einsatz liegt darin, den gleichen Grundtext mit individuellen Elementen wie Namen, Anrede, Adresse oder spezifischen Kundendaten zu versehen. Serienbriefe werden sowohl im Druck- als auch im elektronischen Versand verwendet, zum Beispiel für Einladungen, Kundenschreiben, Rechnungen oder Newsletter.

Der technische Ablauf besteht in drei Hauptkomponenten: einer Vorlage, einer Datenquelle und der Funktion zum Ersetzen der Platzhalter durch konkrete Daten. Die Vorlage enthält Platzhalterfelder, die später aus der Datenquelle ausgelesen werden. Die Datenquelle kann eine Tabellenkalkulation, eine Datenbank oder ein Adressbuch sein. Nach dem Verknüpfen von Vorlage und Datenquelle werden die Platzhalter durch die jeweiligen Datensätze ersetzt, eine Vorschau ermöglicht die Prüfung der Individualisierung, und schließlich wird der Serienbrief erzeugt, ausgedruckt oder als E-Mail versendet. Bei E-Mails kann zusätzlich der Betreff personalisiert werden.

Vorteile sind Zeitersparnis, Konsistenz der Kommunikation und die Möglichkeit, personalisierte Ansprache bei geringem Aufwand zu realisieren. Nachteile umfassen Abhängigkeit von sauberer Datenqualität und potenzielle Datenschutzrisiken bei unsachgemäßer Handhabung.

Datenschutzrechtlich spielen Einwilligung, Zweckbindung, Zugriffskontrollen und gegebenenfalls die Rechtsgrundlage für den Versand eine zentrale Rolle, insbesondere im Kontext der DSGVO. Seriene-Mails sollten nur mit ausdrücklicher Erlaubnis versendet werden und Opt-out-Optionen bieten.