Schlüsselregister

Schlüsselregister bezeichnet ein System zur Erfassung und Verwaltung von Schlüsseln oder Zugangscertifikaten in Organisationen. Es dient der Nachvollziehbarkeit, Verhütung von Schlüsselverlusten und der Durchsetzung von Zugriffsberechtigungen. Ein Schlüsselregister kann als physisches Buch oder als digitale Datenbank geführt werden und enthält Informationen zu jeder Schlüssel- oder Schlüsselsatzidentifikation, zum Beispiel Schlüsselnummer, Beschreibung des zugehörigen Tür- oder Bereichs, Standort, gegebenenfalls Master-Schlüsseleinsätze, Namen des Eigentümers oder Verwendungsberechtigten, Ausstellungsdatum, Aus- bzw. Rückgabe-Status, Gültigkeitsdauer und Anmerkungen.

Typische Abläufe umfassen die Zuweisung von Schlüsseln durch eine Schlüsselverwaltung, das Ausleihen bzw. Zurückmelden, die Meldung verlorener Schlüssel, Kosten für Ersatz sowie regelmäßige Inventuren und den Abgleich mit dem vorgesehenen Berechtigungsprofil. Digitale Schlüsselverwaltungssysteme ergänzen oder ersetzen physische Register durch zentrale Berechtigungsverwaltung, automatische Sperrung von Berechtigungen, detaillierte Zugriff-Logs und Schnittstellen zu Zutrittskontrollsystemen (RFID, Smart Cards) sowie Fernverwaltungsfunktionen.

Best Practices umfassen klare Zuständigkeiten, das Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Schlüsseln, regelmäßige Bestandsaufnahmen, Minimierung von Doppelzuständigkeiten, eingeschränkten Zugriff auf das Register, regelmäßige Backups und Datenschutzmaßnahmen. Rechts- und organisatorische Rahmenbedingungen gelten insbesondere für personenbezogene Daten der Schlüsselinhaber; in Deutschland fallen solche Daten typischerweise unter Datenschutzregeln wie die DSGVO.

Anwendungsbereiche liegen in Bürogebäuden, Rechenzentren, Industrieanlagen, Hotels und Bildungseinrichtungen. Risiken entstehen durch Verlust, Missbrauch oder unzureichende Dokumentation; ein gut geführtes Schlüsselregister erhöht Sicherheit, Transparenz und Betriebsbereitschaft. Siehe auch: Zugangskontrolle, Key Management, Inventarverwaltung.