Redovisningshandlingar

Redovisningshandlingar är de underlag och dokument som används i ett företags bokföring för att registrera ekonomiska händelser. De utgör bevis för affärstransaktioner och ligger till grund för upprättandet av bokslut, årsredovisning och beskattning samt för intern kontroll och uppföljning.

Vanliga redovisningshandlingar inkluderar fakturor från leverantörer och till kunder, kvitton och andra verifikationer, kontoutdrag, lönebesked, anställningsavtal, momsunderlag och andra stöd som dokumenterar transaktioner. Dokumenten kan vara fysiska eller elektroniska och ska vara tillräckligt tydliga och oföränderlig för att kunna granskas vid behov. Varje transaktion bör ha ett eller flera verifikationer som kopplar händelsen till bokföringen.

Enligt bokföringslagen ska redovisningshandlingar hållas tillgängliga och bevaras under en bestämd tidsperiod, normalt sju år efter räkenskapsårets slut. Detta gäller även elektroniska arkiv, så länge integriteten och spårbarheten bibehålls. Förvaltning av redovisningshandlingar kräver ordnade arkiv, tydlig dokumentation och säker hantering, inklusive backup och lämpliga åtkomsträttigheter.

Syftet med redovisningshandlingar är att kunna visa hur företagets ekonomiska ställning har förändrats över tiden, stödja rättvisande finansiella rapporter, underlätta revision och uppfylla skatte- och myndighetskrav. De spelar en central roll i intern kontroll och i möjligheten att spåra uppkomna kostnader och intäkter.