Reconciliatieclausules

Een reconciliatieclausule is een contractuele bepaling die voorschrijft hoe tegenstrijdigheden, verschillen of onduidelijkheden tussen documenten, rekeningen of berekeningen worden opgelost. De term wordt in verschillende rechtsgebieden gebruikt, zoals commercieel contractenrecht, accountancy, fusies en overnames, en fiscale overeenkomsten.

Doel en werking: de clausule bepaalt welke informatie of welk document als leidend wordt beschouwd, welke methode van afstemming wordt toegepast (bijvoorbeeld verrekening van posten, periodieke reconciliatie of afstemming met een onafhankelijke derde) en welke termijnen en bewijsvereisten gelden. Vaak bevat zij ook procedures voor het vaststellen van tekorten of overschotten en voorzieningen voor correcties, betalingen of restituties.

Voorbeelden van toepassing zijn financiële reconciliatie bij overnames, belastingreconciliatie tussen partijen, en afstemming van pensioen- of verzekeringsverplichtingen. Een reconciliatieclausule kan ook bepalingen opnemen over audits, toegang tot boeken en geschiloplossing (arbitrage of rechtbank).

Aandachtspunten bij opstelling: duidelijkheid over reikwijdte, definities, toegepaste rekenregels, termijnen en bevoegdheden van controlerende derden vergroot uitvoerbaarheid. De rechtsgeldigheid en invorderbaarheid hangen af van het toepasselijke recht en de concreetheid van de tekst. Reconciliatieclausules werken aanvullend op andere contractuele bepalingen zoals interpretatie- en salvatorische clausules.