Projektisuunnitelmien

Projektisuunnitelmien käsite viittaa useampaan kuin yhteen suunnitelmaan, joita käytetään ohjaamaan ja valvomaan projekteja sekä ohjelmissa että portfoliossa. Näiden suunnitelmien tehtävänä on tarjota selkeä, virallinen raamisto siitä, miten projekti toteutetaan: tavoitteet, laajuus, aikataulu, resurssit sekä kustannukset. Projektisuunnitelmat toimivat pohjana päätöksenteolle ja projektin seurantaan, ja niitä päivitetään projektin elinkaaren aikana.

Tyypillisesti projektisuunnitelmien sisältö kattaa seuraavat osa-alueet: tavoitteet ja laajuus, toimitettavat tuotteet, päävaiheet ja aikataulu, resurssisuunnitelma sekä kustannusarviot ja budjetti. Lisäksi niihin sisältyvät riskienhallinta, laadunhallinta, viestintä- ja sidosryhmäsuunnitelma sekä hankintojen hallinta, muutoksenhallinta ja hallinnolliset toimintamallit. Suunnitelmissa määritellään myös projektin organisaatio, päätöksentekoprosessit, seurantakriteerit sekä baseliinitaso.

Laatimisprosessi on sidosryhmäpainotteinen ja usein johtajan, projektipäällikön sekä asiakkaiden tai käyttäjien yhteistyötä. Suunnitelmat hyväksytään virallisesti projektin sponsorin tai ohjausryhmän toimesta. Dokumenttien versiointi ja säilytys turvaavat auditointi- ja valvontamahdollisuudet. Kun olosuhteet muuttuvat, suunnitelmia päivitetään ja ne antavat työnkulun sekä kontrollipisteet toteutuksen edistymisen mittaamiselle.

Projektisuunnitelmien tarkoitus on varmistaa, että projekti etenee tavoitteiden mukaisesti, kustannukset pysyvät hallinnassa ja laadun sekä riskienhallinnan periaatteet toteutuvat. Ne voivat vaihdella organisaation mukaan, mutta yleisesti ne noudattavat projektinhallinnan standardeja, kuten PMBOK, PRINCE2 tai ISO 21500. Useissa organisaatioissa voidaan käyttää useita projektisuunnitelmia saman ohjelman tai portfolion sisällä.