Projektisuunnitelmat

Projektisuunnitelmat ovat kirjallisia dokumentteja, joissa kuvataan projektin tarkoitus, tavoite, laajuus ja keino toteuttaa ne. Niissä määritellään projektin keskeiset tavoitteet sekä ne menetelmät, joiden avulla niitä mitataan ja valvotaan. Projektisuunnitelmat toimivat sekä ohjeena toteutukselle että perustana päätöksille ja resursoinnille.

Yleisimmät sisällöt ovat projektin tausta ja laajuus, tavoitteet, aikataulu, budjetti ja resurssit, sekä riskit ja laadunhallinta. Lisäksi selkeytetään viestintä- ja muutoksenhallintaa, sidosryhmien rooleja sekä hankintoja. Suunnitelmassa kuvataan, miten projektin menestystä seurataan, mittarit määritellään ja raportointi järjestetään.

Prosessi projektisuunnitelman laatimisessa alkaa usein projektin alkuvaiheessa tai uuden vaiheen alussa. Suunnitelma perustuu liiketoimintatavoitteisiin, taloudelliseen kannattavuuteen sekä riskinarvioon ja se hyväksytetään projektin sponsori- tai hallintoelimellä. Edetessä sitä päivitetään säännöllisesti, kun muutokset, uusituneet tiedot tai epävarmuudet vaikuttavat tavoitteisiin.

Käyttö ja merkitys: projektisuunnitelmat toimivat pohjana resurssien allokoinnille, tehtävien aikatauluttamiselle ja budjetointiin sekä tarjoavat viitekehyksen viestinnälle ja raportoinnille. Niillä on tärkeä rooli muutosten hallinnassa ja projektin sidosryhmien hallinnassa.

Soveltuvuus ja standardit: eri toimialoilla suunnitelmat voivat vaihdella, mutta yleisiä viitekehyksiä ovat PMBOKin projektinhallinta, PRINCE2 ja ISO-standardeja. Monet organisaatiot käyttävät omia mallipohjia, jotka sopeutuvat yrityksen prosesseihin. Projektisuunnitelmien laatiminen on keskeinen osa projektinhallintaa.