työnkulun

Työnkulku tarkoittaa työn etenemisen järjestystä; se kuvaa, miten työtehtävä etenee alusta loppuun, mitkä tehtävät on suoritettava, kuka ne tekee ja millä ehdoilla tehtävät siirtyvät seuraavaan vaiheeseen. Työnkulku voi koskea yksittäistä työtehtävää, kokonaisprosessia tai usean organisaation välistä yhteistyötä.

Keskeisiä elementtejä ovat tehtävät, roolit, syötteet ja tulokset, riippuvuudet sekä hyväksyntä- ja päätöskäytännöt. Lisäksi huomioidaan aikataulut, poikkeukset, toisto ja mittarit, joiden avulla työnkulun suorituskykyä seurataan ja parannetaan.

Työnkulku ja prosessi liittyvät toisiinsa, mutta niitä ei tule sekoittaa: prosessi kuvaa laajempaa toimintojen kokonaisuutta, kun taas työnkulku keskittyy tehtävien etenemiseen ja vastuullisten siirtämiseen vaiheesta toiseen. Käytännössä työnkulun hallinta voidaan toteuttaa manuaalisena tai ohjelmallisesti automatisoituna.

Mallinnuksessa käytettyjä keinoja ovat esimerkiksi BPMN-viestintä ja -kaaviot sekä virtauspohjaiset kuvaukset. Mallinnus auttaa ymmärrystä, viestintää ja myöhemmin automatisointia sekä järjestelmien yhteentoimivuutta.

Teknologian kautta työnkulku voidaan automatisoida ja hallita erillisellä työnkulun hallintajärjestelmällä (workflow management system, WFMS). Tällaiset järjestelmät ohjaavat tehtävien reittejä, jakavat työt, ajoittavat siirtymät ja keräävät tilastoja. Ne integroituvat usein muihin järjestelmiin, kuten ERP-, CRM- ja projektinhallintaratkaisuihin.

Työnkulku on keskeinen käsite monilla aloilla, kuten valmistuksessa, IT-palveluissa, asiakaspalvelussa, projektinhallinnassa ja terveydenhuollossa. Sen tarkoituksena on varmistaa oikea-aikainen työ, laadukas lopputulos sekä yhteistyön sujuvuus.

Kehitys on jatkuvaa: työnkulun kehittämisessä käytetään usein prosessien parantamista (continuous improvement), laatua koskevia mittauksia sekä prosessilouhintaa (process mining) uusien, tehokkaampien reittien löytämiseksi.