Processgranskningar

Processgranskningar är systematiska bedömningar av hur en affärsprocess planeras, genomförs och kontrolleras för att bedöma dess effektivitet, kvalitet, efterlevnad och hur risker hanteras. De syftar till att ge tydligt underlag för förbättringar och förstärka styrningen.

De används inom näringsliv, offentlig sektor och ideella organisationer för att kartlägga brister, bedöma kontrollmiljön och ge rekommendationer. Vanliga fokusområden är exempelvis order- och fakturahantering, inköp, produktion, lager, HR-processer samt IT-processer. Granskningen kan utföras som internrevision eller av oberoende externa granskare.

Metodik: Planering av omfattning och mål, insamling av data, observationer och intervjuer, dokumentgranskning och processkartläggning, identifiering av kritiska kontrollpunkter och risker, riskbedömning, rotorsaksanalys och jämförelse med krav och relevanta standarder. Avslutningsvis formuleras åtgärdsförslag och en åtgärdsplan; uppföljning planeras för att säkerställa genomförande.

Leveranserna är en granskningsrapport som beskriver nuläge, identifierade risker och brister, rekommendationer samt en åtgärdsplan och eventuellt ett uppföljningsprogram. Fördelar inkluderar ökad transparens, stärkt risk- och kontrollmiljö och möjliga effektivitetsvinster samt bättre efterlevnad. Begränsningar kan vara kostnad, tidsåtgång, beroende av tillförlitlig information och risk för subjektivitet samt att åtgärder inte alltid genomförs i praktiken.

Relationen till andra begrepp är tät: interna revisioner genomför ofta processgranskningar som en del av styrning och riskhantering. Granskningen kan kompletteras av kvalitetsarbete enligt ISO 9001 eller av processförbättringsmetoder som Lean eller Six Sigma; process mining kan användas som stöd i vissa fall. Sammanfattningsvis är processgranskningar ett verktyg för systematisk utvärdering och förbättring av hur processer fungerar.