Procesoverzichten

Een procesoverzicht is een gestructureerde samenvatting of kaart van een bedrijfsproces die de opeenvolging van activiteiten beschrijft en de betrokken rollen, inputs en outputs, systemen en controles laat zien. Het doel is procesbegrip te vergroten, communicatie tussen betrokkenen te verbeteren en als basis te dienen voor standaardisatie, analyse en verbetering. Procesoverzichten worden gebruikt bij onboarding, compliance-audits, risicobeoordeling en bij de invoering van automatisering of outsourcing.

Kenmerken en componenten: een procesoverzicht bevat de volgorde van activiteiten, beslissingspunten, rollen en verantwoordelijkheden (vaak vastgelegd met een RACI-model), inputs en outputs, gebruikte systemen en relevante controles. Ook meetpunten zoals KPI's kunnen worden opgenomen. Veelgebruikte formats zijn proceskaarten, flowcharts, swimlane-diagrammen en BPMN-notaties; Lean-tools zoals value stream maps kunnen ook worden toegepast.

Ontwikkeling en onderhoud: het proces wordt gedefinieerd binnen de scope, feitelijke werkstappen worden verzameld en gemodelleerd, waarna het overzicht wordt gevalideerd door betrokkenen. Na validatie publiceert men het document en houdt men het bij via versiebeheer en periodieke herzieningen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in systemen of procedures.

Relaties: procesoverzichten vormen de basis voor procesdocumentatie en handboeken en ondersteunen integratie met procedurebeschrijvingen, audits en procesmining. Ze leveren input voor automatisering en compliance-rapportages.