Probenannahmebedingungen

Probenannahmebedingungen (PAB) sind systematische Vorgaben, die den Prozess der Probenentnahme, Kennzeichnung, den Transport, die Lagerung und die Bereitstellung von Proben für analytische Untersuchungen regeln. Ziel ist die Gewährleistung von Repräsentativität, Integrität und Nachverfolgbarkeit der Proben sowie die Vermeidung von Kontaminationen und Fehlinterpretationen.

Inhaltliche Schwerpunkte umfassen den Probenahmeplan (wer, wann, wie viele Proben, an welchem Ort), die Auswahl geeigneter Probennahmebehälter und Materialverträglichkeit, eine eindeutige Probenkennzeichnung sowie deren Verknüpfung mit der Analysenkette. Ebenso wichtig sind Transport- und Lagerbedingungen (Temperatur, Schutz vor Licht und Feuchtigkeit), die zeitliche Dokumentation von Aufnahme- und Ankunftszeiten sowie die lückenlose Chain of Custody. Zusätzlich werden Anforderungen an Homogenität, Probenahmehäufigkeit, Mindestvolumen bzw. -masse und Haltbarkeits- bzw. Lagerfristen festgelegt.

Für die Akzeptanz von Proben werden Abnahmekriterien definiert. Liegen Vorgaben nicht vor oder treten Abweichungen auf, sind festgelegte Maßnahmen zu treffen, etwa Wiederholung der Probennahme, Annahme unter Vorbehalt, Probenablehnung oder Entsorgung. Abweichungen sind zu dokumentieren und gemäß dem Qualitätsmanagement zu melden.

Dokumentation und Aufbewahrung sind integrale Bestandteile: alle relevanten Daten, Protokolle, Chargen- oder Referenznummern, Kommunikationsnachweise und Ergebnisse werden archiviert. Retentionsfristen richten sich nach vertraglichen Vereinbarungen, regulatorischen Anforderungen und dem analytischen Zweck. Diese Bedingungen dienen der Auditierbarkeit gemäß geltenden Normen (z. B. ISO/IEC 17025, GLP) und legen Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber, Auftragnehmer und dem Labor fest.