Planointiprosessi

Planointiprosessi on systemaattinen ja tavoitteellinen toimintatapa, jossa organisaatiot määrittelevät tulevat toimet, resurssien käytön sekä aikataulut. Se kattaa sekä strategisen suunnittelun että projektien, ohjelmien ja ohjelmistokokonaisuuksien suunnittelun. Tavoitteena on selkeyttää päämäärät, tunnistaa nykytila ja valita toimintavaihtoehdot, jotka ovat sekä tehokkaita että toteutettavissa.

Prosessi sisältää yleensä seuraavat vaiheet: tavoitteiden määrittely, nykytilan arviointi, vaihtoehtojen generointi, näiden vaihtoehtojen arviointi ja valinta, aikataulutus ja resurssien suunnittelu, toteutuksen suunnittelu sekä seuranta ja hallinta. Uudelleenarviointi ja palaute ovat keskeisiä, jotta suunnitelma voidaan tarvittaessa sopeuttaa muuttuviin olosuhteisiin.

Planointiprosessin periaatteet korostavat osallistumista, läpinäkyvyyttä ja todennettavuutta sekä riskien hallintaa ja joustavuutta. Keskeisiä työkaluja ja menetelmiä ovat esimerkiksi SWOT-analyysi, sidosryhmäanalyysi, SMART-tavoitteet, budjetointi, työjaon rakenne (WBS) sekä aikataulutusta varten Gantt-kaaviot ja seurantaindikaattorit.

Käyttökohteita ovat julkinen hallinto, yritys- ja projektisuunnittelu sekä ohjelma- ja koulutushankkeet, mutta prosessi soveltuu monenlaisiin tavoitteiden saavuttamisen tilanteisiin. Haasteita voivat olla epävarmuus, monimutkaisuus, sidosryhmien erilaisten intressien tasapainottaminen sekä muutosvastarinta.

Esimerkkinä voidaan mainita kaupungin liikenneinfrastruktuurin kehittäminen, jossa planointiprosessi ohjaa tavoitteiden asettamista, vaihtoehtojen valintaa, kustannusten ja aikataulun hallintaa sekä edellytyksiä seurannalle ja palautteelle.