Nebenbuch

Ein Nebenbuch, in der Buchführung, bezeichnet ein Nebenbuch, das detaillierte Aufzeichnungen zu einem bestimmten Bereich der Finanzbuchführung enthält. Es ergänzt das Hauptbuch dadurch, dass es für einzelne Konten detaillierte Transaktionen speichert, während das Hauptbuch die Gesamtsummen dieser Konten abbildet. Typischerweise dienen Nebenbücher der Abbildung von Bewegungen in Debitoren (Kunden), Kreditoren (Lieferanten) sowie Anlagevermögen und gegebenenfalls Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen. Das Hauptbuch enthält Kontrollkonten, die die Summe der entsprechenden Nebenbücher widerspiegeln. Am Periodenende müssen die Salden der Nebenbücher den Salden der jeweiligen Konten im Hauptbuch entsprechen; Abweichungen weisen auf Fehler oder fehlende Buchungen hin und erfordern Klärung.

Vorteile eines Nebenbuchsystems sind verbesserte Nachvollziehbarkeit einzelner Transaktionen, detaillierte Altersanalysen bei Forderungen und Verbindlichkeiten, eine bessere Auditierung sowie eine Entlastung des Hauptbuchs von zu vielen Detailtransaktionen. In modernen ERP-Systemen erfolgt die Integration der Nebenbücher typischerweise automatisch über Abstimmkonten, wobei Bewegungen in Debitoren- oder Kreditorenkonten in das Hauptbuch gespiegelt werden.

Typische Nebenbücher umfassen Debitorenbuch (Kunden), Kreditorenbuch (Lieferanten) und Anlagenbuch (Anlagenstammdaten und Bewegungen); je nach System können weitere Nebenbücher existieren, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Reisekosten. Die Wahl des Nebenbuchs hängt von der Berichts- und Kontrollbedürfnissen des Unternehmens ab.