Debitorenbuch

Debitorenbuch, kurz für Debitorenbuchhaltung, bezeichnet im Rechnungswesen ein Nebenbuch (Subledger), das alle Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegenüber Kunden detailliert erfasst. In der Debitorenbuchführung werden pro Kunde einzelne Posten wie Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen, Teilzahlungen und Zahlungseingänge geführt. Der Saldo des Debitorenbuchs ergibt sich aus der Summe der offenen Posten je Kunde und dient der Übersicht über Fälligkeiten und Forderungsrisiken.

Die Debitorenbuchhaltung dient der Transparenz der Forderungen, der Zahlungsabwicklung und dem Mahnwesen. Sie ist eng mit dem Hauptbuch verbunden: Der entsprechende Saldo wird als Kontensaldo im Generalkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen geführt. Buchungen in der Debitorenbuchführung wirken sich auf dieses Hauptkonto aus. Regelmäßige Abstimmung (Kontenabstimmung) und Abgleich mit Bank- und Zahlungseingängen sind Standard.

Typische Inhalte sind offene Posten, Fälligkeitsdaten, Alterungsstrukturen (z. B. 0–30 Tage, 31–60 Tage, etc.), Kundendaten, Rechnungsnummern, Beträge, MwSt. und Gutschriften. Das Debitorenbuch unterstützt das Mahnwesen und das Kreditmanagement, da es frühzeitig Auskunft über Zahlungsstörungen und Bonität gibt.

Moderne Unternehmen führen Debitorenbuchhaltung in ERP-Systemen (z. B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Datev) oder in spezialisierten Buchhaltungssoftwares; Bankenabstimmungen erleichtern die Zuordnung von Zahlungseingängen. Rechtliche Anforderungen, etwa GoBD in Deutschland, schreiben ordnungsgemäße Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit der Daten vor.

Begrifflich grenzt es sich vom Kreditorenbuch ab, dem Gegenstück für Lieferantenrechnungen. In einigen Fällen wird der Begriff Debitorenbuch synonym mit Debitorenbuchhaltung verwendet.