Lizenzüberwachung

Lizenzüberwachung bezeichnet den Prozess der systematischen Überwachung, Erfassung und Prüfung von Nutzungsrechten für Software, Inhalte und Dienstleistungen, mit dem Ziel der Einhaltung vertraglicher Lizenzbedingungen, gesetzlicher Vorgaben und vereinbarter Nutzungsrechte. Sie dient dem Risikomanagement, der Vermeidung rechtlicher Kosten und der Transparenz des Lizenzbestands.

Im Bereich der Software umfasst die Lizenzüberwachung das Software Asset Management (SAM). Typische Aktivitäten sind die Inventarisierung von Installationen, die Verifikation von Nutzungsrechten gegenüber Verträgen, die Erstellung von Compliance-Berichten und die Optimierung des Lizenzbestands. Weitere relevante Bereiche sind die Verwaltung von Fach- und Dienstleistungslizenzen, Open-Source-Lizenzen sowie Nutzungsmodelle wie Standardeinträge, named-user- oder volumenbasierte Abonnements.

Rechtlich relevant sind Endnutzerlizenzen (EULA), Vertrags- und Urheberrechtsbestimmungen sowie die Anforderungen offener Lizenzen bei Open-Source-Software. Die Lizenzüberwachung berührt auch Compliance mit Marken- und Patentrechten sowie vertragliche Vereinbarungen mit Anbietern. In Organisationen arbeiten typischerweise Compliance-, IT- und Rechtsabteilungen sowie der Einkauf zusammen.

Wichtige Prozesse schließen die regelmäßige Inventarisierung, Vertragsprüfung, Risikoanalyse, Auditvorbereitung und Berichterstattung ein. Herausforderungen bestehen durch Shadow IT, komplexe Mehrfachlizenzen, wechselnde Vertragsbedingungen und externe Vendor-Audits. Eine systematische Lizenzüberwachung trägt dazu bei, Kosten zu optimieren, Sicherheitsrisiken zu verringern und regulatorische Vorgaben effizient zu erfüllen.