Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor är fakturor som en leverantör skickar till ett företag eller en organisation för betalning av varor eller tjänster. De utgör underlag för leverantörsskulder och hanteras vanligtvis av ekonomi- eller inköpsavdelningen. Fakturorna kan vara papper eller elektroniska och innehåller vanligtvis leverantörens namn och organisationsnummer, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, en lista med köpta artiklar eller tjänster, pris, moms och totalt belopp samt referens till inköpsorder eller projektnummer.

En komplett leverantörsfaktura ska också ange momsregistreringsnummer, betalningsvillkor och referens till inköpsorder om sådan finns. Den ska stödja bokföring, momsrapportering och synkronisering mot företagsfordringar. Fakturan fungerar som dokumentation av en betalningsskyldighet och som underlag för den finansiella redovisningen.

Hanteringen av fakturor innefattar mottagning, registrering och kontroll av uppgifterna, ofta med trevägsavstämning mot inköpsorder och mottagen leverans. Efter godkännande bokförs den som leverantörsskuld och betalas enligt avtalad betalningsvillkor. Många organisationer använder elektroniska fakturor och automatiserad bild- och datainsamling i ekonomisystemet.

Format och överföring varierar: papper, PDF eller elektronisk faktura. Elektroniska vägar inkluderar Svefaktura i Sverige och PEPPOL. OCR och automation används ofta för att läsa fakturor och integrera data i ERP-system.

I Sverige gäller arkivering av redovisningshandlingar i minst sju år. Momsredovisning, korrekt referens och förebyggande av dubbletter är viktiga kontroller.

En effektiv hantering av leverantörsfakturor underlättar snabba betalningar, bättre leverantörsrelationer och ökad ekonomisk kontroll, medan manuell hantering kan vara tidskrävande och benägen för fel.