Laskutusprosessi

Laskutusprosessi on liiketoiminnan osa, jossa myyntitapahtuman tulokset muunnetaan laskuksi ja toimitetaan asiakkaalle sekä maksuvaatimukseksi. Prosessi tukee yrityksen kassavirran hallintaa, tilikirjanpitoa ja lainsäädännön noudattamista.

Prosessi kattaa tilauksen vastaanottamisen, luottoriskin tarkistamisen, tilauksen täyttämisen ja laskun laatimisen. Laskuun sisältyy olennaiset tiedot kuten osapuolten tiedot, kuvaukset, määrät, hinnat sekä arvonlisäverot. Lasku voidaan toimittaa sähköisesti tai paperisena, ja se liitetään yleensä talousjärjestelmiin (ERP/CRM) sekä maksuehtoihin.

Digitaaliset laskut ja e-invoice-standardit (esim. PEPPOL) yleistyvät, mikä parantaa toimitusvarmuutta ja nopeuttaa maksua. Laskuraportointi ja arkistointi noudattavat verotukseen ja datan säilyttämiseen liittyviä säädöksiä; laskut on säilytettävä sovitun ajan ja pyyntöihin on oltava auditointietäisyys.

Maksuehdot, muistutukset ja perintä kuuluvat usein laskutusprosessin loppuun. Maksuehtoihin liittyy mahdolliset korko- ja perintäkäytännöt sekä velallisen yhteystiedot. Myöhästyneet maksut ohjataan usein dunning-prosessiin ja ikäraportteihin (DSO) seurataan kassavirran tilaa.

Prosessin hallintaan liittyy tarkistuksia, kuten laskutiedon oikeellisuus, kaksoislaskujen välttäminen, valuutanmuunnokset ja veroasioiden oikeellisuus. Automaation avulla laskujen laatiminen ja lähetys sekä palautteen käsittely nopeutuvat; skannaus/OCR sekä sähköinen arkistointi parantavat tehokkuutta.

Keskeiset mittarit ovat esimerkiksi myyntisaamisten kiertoaika (DSO), laskutuksen virheettömyys, prosessin läpimenoaika ja maksusuoritusten ennustettavuus. Laskutusprosessin noudattaminen parantaa taloudellista läpinäkyvyyttä sekä säästää aikaa ja kustannuksia ja helpottaa verotus- ja auditointitarpeita.