Laskutusprosessin

Laskutusprosessi on liiketoiminnan osa, joka kattaa asiakkaan laskun laatimisen, toimituksen sekä maksun vastaanoton ja kirjaamisen. Se kuuluu usein osana tilauksesta kassaan -prosessia (order-to-cash) ja sen tavoitteena on oikea-aikainen, virheetön laskutus sekä säädösten noudattaminen.

Yleensä prosessi alkaa tilauksen vastaanotosta ja sopimuksen tarkistamisesta, jatkuu laskutettavien tietojen keruulla (asiakas- ja toimitustiedot, laskutusosoite, verotustiedot), laskun laatimisella ja sisäisellä hyväksynnällä, sekä laskun toimittamisella asiakkaalle (sähköpostilasku, sähköinen lasku, EDI tai perinteinen postitus). Tämän jälkeen määritellään maksuehdot, seurataan maksun saantia, ja tarpeen mukaan suoritetaan muistutukset sekä perintätoimenpiteet. Lopuksi suoritus kirjataan talouteen ja laskutustoimet arkistoidaan.

Keskeisiä osa-alueita ovat verotuksen asianmukainen käsittely, laskun oikea määräykset (uniikki laskunumero, laskun päivämäärä, myyjän ja ostajan tiedot, kuvaus tuotteista tai palveluista, määrät ja hinnat sekä verot) sekä toimitus- tai palvelukuvaus. Lasku yleensä sisältää eräpäivän sekä tiedot siitä, miten lasku maksetaan. Laskujen sähköinen hallinta ja standardit tukevat tiedonsiirtoa ja arkistointia.

Monissa organisaatioissa laskutusprosessi on integroitu muihin järjestelmiin, kuten ERP- tai taloushallinnon ohjelmistoihin ja asiakashallintajärjestelmiin. Tämä mahdollistaa automaation, reaaliaikaisen seurannan, automaattiset muistutukset sekä tehokkaamman kuittaus- ja kirjanpitoprosessin.

Laskutusprosessi on keskeinen tekijä yrityksen likviditeetin hallinnassa, asiakassuhteiden hoidossa ja compliance-vaatimusten noudattamisessa. Virheet voivat vaikuttaa maksuaikoihin sekä riskin kasvuun verotuksessa ja perintäprosesseissa.