Kundförfrågan

Kundförfrågan är en begäran från en kund till ett företag om information, en offert eller ett förslag rörande produkter eller tjänster. Den kan utformas som en enkel fråga eller som en detaljerad kravspecifikation och kan ske inom olika affärssegment, inklusive B2B och B2C. En kundförfrågan uppstår vanligtvis när kunden försöker få klarhet i pris, leveranstid, tekniska specifikationer eller villkor innan ett köp genomförs.

Kundförfrågningar kan lämnas genom olika kanaler, till exempel e‑post, telefon, webbforms eller chatt. Innehållet i förfrågan varierar men brukar fria uppgifter som beskrivning av behovet, kvantitet, leveransort eller plats, tidsram, budget eller krav på specifikationer, samt kontaktuppgifter.

Processen kring en kundförfrågan innefattar ofta att företaget bekräftar mottagandet, klargör eventuella omständigheter och sedan lämnar ett svar som kan vara en information, en offert eller ett förslag. I företagsförsäljning och offentlig upphandling används ofta specifika format som begäran om information (RFI), begäran om pris/offert (RFQ) eller begäran om förslag (RFP). Svaren registreras vanligtvis i ett kundrelationssystem för uppföljning och analys.

Resultatet av en kundförfrågan kan vara ett köp eller vidare förhandling, men även att förfrågningen avklaras utan affärsresultat. Viktiga praktiker inkluderar snabb respons, tydlighet, fullständighet och följsamhet med relevanta regler och integritet.