Kategorienbudgetierung

Kategorienbudgetierung bezeichnet ein Budgetierungsverfahren, bei dem das Gesamtbudget einer Organisation auf vordefinierte Kostenarten oder Kategorien verteilt wird, z. B. Personal, Marketing, Reisen, IT und Facility Management. Ziel ist es, Ausgaben pro Kategorie zu steuern, Transparenz zu schaffen und Abweichungen leichter analysieren zu können. In vielen Unternehmen, insbesondere im deutschsprachigen Raum, erfolgt die Budgetierung im Einklang mit dem Kontenplan und der Kostenartenrechnung.

Der Prozess umfasst typischerweise die Festlegung der relevanten Kategorien, die Bestimmung der Budgets basierend auf historischen Daten, erwarteter Aktivität und Preis-/Inflationsannahmen, die Zuweisung von Budgets an Kategorien, die Aggregation zu einem Gesamtbudget sowie regelmäßige Überwachung und Anpassungen anhand von Abweichungsberichten.

Kategorienbudgetierung kann zentral gesteuert, dezentral erfolgen oder als Hybridmodell implementiert werden. Vorteile sind klare Verantwortlichkeiten pro Kategorie, bessere Vergleichbarkeit der Ausgaben und erleichterte Abweichungsanalysen. Sie lässt sich mit anderen Ansätzen wie Nullbasierter Budgetierung oder Aktivitätsorientierter Budgetierung kombinieren. Zu den Risiken zählen geringe Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen, potenzielle Vernachlässigung von Interdependenzen zwischen Kategorien und erhöhter Verwaltungsaufwand durch umfassende Kategorisierung.

Typische Ergebnisse sind Kategoriebudgets, Soll-Ist-Vergleiche, Dashboards und Abweichungsberichte. Die Umsetzung erfordert ein konsistentes Kontenmodell, saubere Datenqualität und geeignete Governance-Prozesse für Freigaben und Änderungen.

Anwendungsbeispiele finden sich in Marketing- und Vertriebsbudgets, Reisekosten, Beschaffung und IT-Infrastruktur; in der öffentlichen Verwaltung wird ähnliche Praxis in Form von Kostenarten- und Projektbudgets angewendet. Insgesamt dient die Kategorienbudgetierung der besseren Kostenkontrolle, Planungssicherheit und Transparenz gegenüber Stakeholdern.