Informationsübergabe

Informationsübergabe bezeichnet den Prozess der Weitergabe von Informationen, Wissen oder Verantwortlichkeiten von einer Person oder Einheit auf eine andere. Ziel ist Kontinuität, Risikominimierung und eine handlungsfähige Entscheidungsgrundlage bei Rollenwechsel, Projektübergaben oder organisatorischen Änderungen.

Sie findet in Unternehmen, IT-Projekten, Behörden und im Gesundheitswesen statt und tritt häufig bei Onboarding und Offboarding, bei Projektübergaben oder Systemwechseln auf.

Der Ablauf umfasst Vorbereitung, Dokumentation, Übergabe und Nachverfolgung. In der Vorbereitung werden Umfang, Adressaten, relevante Informationen und Sicherheitsaspekte festgelegt. In der Dokumentation entstehen ein Übergabeprotokoll, eine Checkliste und der Zugang zu relevanten Systemen sowie Hintergrundinformationen. Beim Übergabegespräch vermitteln die Beteiligten Kontext, beantworten Fragen und klären offene Punkte. In der Nachverfolgung werden Umsetzungserfolg, verbleibende Aufgaben und Fristen überprüft.

Typen der Informationsübergabe sind formell mit protokollierter Abnahme, informell oder mehrstufige Übergaben wie Shadowing. Die Inhalte können schriftlich, mündlich oder in Kombination übermittelt werden. Wichtige Artefakte sind Übergabeprotokoll, Checkliste, Rollenbeschreibung, notwendige Zugriffsdaten und relevante Hintergrunddokumente.

Wichtige Erfolgsfaktoren sind klare Verantwortlichkeiten, vollständige Dokumentation, rechtzeitige Durchführung und Beachtung von Datenschutz sowie Compliance. Herausforderungen umfassen Wissenslücken, Informationsüberfluss, Zeitdruck und Schwierigkeiten bei der Vermittlung komplexer Zusammenhänge. Typische Kennzahlen sind Zeit bis zur vollen Einsatzfähigkeit, Anzahl offener Punkte und Zufriedenheit der Empfänger.