Informationsförvaltning

Informationsförvaltning är en disciplin som syftar till att styra och använda en organisations information som en strategisk resurs. Det omfattar principer, processer och ansvar för skapande, lagring, användning, skydd, arkivering och bevarande av information genom hela dess livscykel. Målet är att säkerställa att information är tillförlitlig, tillgänglig, kompatibel med lagstiftning och affärsbehov, samt att risker kopplade till data minimeras.

Centrala begrepp är informationens livscykel, klassificering, metadata, datas kvalitet, behörigheter, integritet, säkerhet, sökbarhet och arkivering. En viktig del är att fastställa ansvar och beslutanderätt genom en informationsförvaltningsstyrning, ofta kallad information governance, där ägande av information och policyansvar klargörs.

Processer och roller: En informationsförvaltning inkluderar utveckling av policys och riktlinjer, behörighetsstyrning, arkivplaner och dokument- och ärendeläggning. Roller som informationsförvaltare, arkivansvarig, dataskyddsombud och informationssäkerhetschef samarbetar inom en styrnings- och ledningsstruktur.

Juridiska och standardmässiga ramar: Inom offentlig sektor i Sverige är offentlighetsprincipen central, tillsammans med arkivlagstiftning, sekretessregler och GDPR. Internationella standarder som ISO 15489 (records management), ISO 16175 (governance of information), och ISO/IEC 27001 (informationssäkerhet) används som referensmodeller och bästa praxis.

Fördelar och utmaningar: En väl implementerad informationsförvaltning förbättrar beslutsstöd, minskar risker, ökar effektivitet och möjliggör bättre datahushållning. Utmaningar inkluderar kulturella förändringar, integration av äldre system, bristande metadata och behov av kontinuerlig övervakning och utbildning.