ERechnungen

E-Rechnungen, oder elektronische Rechnungen, sind Rechnungen, die elektronisch erstellt, übermittelt und archiviert werden. Sie sind strukturiert und maschinenlesbar, ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, den Abgleich mit Bestellungen und Zahlungen sowie eine revisionssichere Archivierung.

Inhaltlich beruhen E-Rechnungen auf standardisierten Formaten und Semantik. Zentrale Normen sind EN 16931 (Semantik der elektronischen Rechnung) sowie syntaxbezogene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Für den grenzüberschreitenden Austausch in Europa kommt häufig das PEPPOL-Netzwerk zum Einsatz. In Deutschland wird der öffentliche Sektor seit 2020 vor allem über das XRechnung-Format abgewickelt, ZUGFeRD/Factur-X kann als hybride Lösung ergänzt werden, und international setzt sich factur-X/Factur-X durch als Brückentechnologie.

Rechtlich dient die E-Rechnung der Gleichwertigkeit mit Papierrechnungen, sofern Authentizität des Ursprungs und Integrität des Inhalts gewährleistet sind. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationale Rechtsvorschriften fördern den Einsatz im öffentlichen Beschaffungswesen. In Deutschland gilt die öffentliche Auftraggeberseite seit Ende 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen in XRechnung zu empfangen; private Unternehmen können ebenfalls elektronische Rechnungen verwenden. Die Aufbewahrungspflicht verlangt in vielen Rechtsräumen eine revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen über typischerweise zehn Jahre.

Vorteile von E-Rechnungen liegen in reduzierten Bearbeitungszeiten, geringeren Kosten, weniger Fehlern und einer verbesserten Datenqualität. Zusätzlich erleichtert der strukturierte Datensatz automatische Automatisierungsprozesse, bessere Compliance und eine langfristige, revisionssichere Archivierung. Praktisch erfolgt der Versand oft durch spezialisierte Rechnungseingangs- oder Austauschplattformen, teils über nationale oder europäische Netzwerke, wobei Sicherheit, Signatur bzw. Authentizität durch etablierte Standards sichergestellt wird.