Dokumenttimuotoja

Dokumenttimuoto tarkoittaa tiedoston rakennetta ja esitystapaa, jolla sen sisältö tallennetaan. Eri dokumenttimuodot määrittelevät, miten teksti, kuvat ja muut elementit on jäsennelty, miten ne avataan ja muokataan sekä miten tieto siirtyy järjestelmien välillä. Dokumenttimuotoja voidaan pitää sekä muokattavina tiedostoina että kiinteäasetteluisina loppukäyttöversioina. Usein niihin liittyy myös metatietoja, kuten tekijä, otsikko ja päivämäärä, sekä rakennetta tukevaa semanttista tietoa.

Suosituimpia kategorioita ovat teksti- ja merkintämuodot (TXT, Markdown, RTF, DOCX, ODT, LaTeX) sekä kiinteäasetteluun tarkoitetut muodot (PDF). Tekstipohjaiset muodot soveltuvat muokkaukseen ja sisällön kehittämiseen, ja ne voivat käyttää erilaisia merkistöja ja koodauksia, kuten UTF-8.

Verkkodokumentteja ja rakennetta kuvaavat HTML sekä XML- tai JSON-pohjaiset ratkaisut. E-kirjoja varten käytetään EPUB- ja MOBI -formaatteja. Kiinteäasetteluun tarkoitettuja muotoja ovat PDF ja PDF/A arkistointia varten.

Standardien ja yhteensopivuuden kannalta tärkeät ovat avoimet muodot, kuten Open Document Format (ODF), sekä pitkäaikaissäilytystä tukevat standardit kuten PDF/A. Näiden avulla voidaan varmistaa tiedostojen luettavaisuus ja saatavuus ohjelmistojen ja laitteiden muutosprosessien aikana.

Dokumenttimuodon valinta riippuu käyttötarkoituksesta: muokattavuus ja yhteistyö, esitystavan vakaus tai pitkäaikainen arkistointi. Yleisimmissä työtilanteissa käytetään kevyitä teksti- tai merkintämuotoja päivittäiseen kirjoittamiseen, kiinteäasettelua julkaisemiseen sekä standardeja arkistointia varten.