Dokumenttihallinnan

Dokumenttihallinnan on organisaation asiakirjojen ja tietovarantojen hallinnan käytäntöjen ja teknologioiden kokonaisuus, jolla varmistetaan asiakirjojen elinkaari hallitusti. Sen tavoitteena ovat oikea-aikainen saatavuus, tietoturva, eheys ja sovittujen säilytysvaatimusten noudattaminen sekä tiedon laadun ja päätöksenteon tuki.

Dokumenttihallinnan keskeisiä osa-alueita ovat dokumenttien luominen, tallentaminen, luokittelu ja metatiedot, versionhallinta, haku, jakaminen sekä yhteistyö ja hyväksyntäprosessit. Elinkaaren hallinta kattaa säilytysajat, arkistoinnin ja hävittämisen sekä mahdollisen siirtämisen pitkän aikavälin säilytystä varten.

Käytännössä dokumenttihallintaa tukevat dokumenttinhallintajärjestelmät (DMS) sekä rekisterihallinnan ratkaisut, jotka yhdistävät sisällönhallinnan, käyttöoikeudet, auditoinnin ja integraatiot muihin järjestelmiin kuten sähköiseen kaupantekoon tai muihin tietojärjestelmiin. Tietoturva ja yksityisyyden suoja sekä säädösten noudattaminen ovat olennaisia.

Dokumenttihallinnan kehityksen ja sertifioinnin taustalla vaikuttavat kansainväliset standardit, kuten ISO 15489 (Records management) ja ISO 16175 (Principles and functional requirements for records in electronic office environments), sekä tietosuoja-asetukset (GDPR) ja kansalliset arkistointimääräykset.

Vaikeuksia voivat olla muutosjohtaminen, käyttäjäkoulutus, data- ja metatietojen laadun ylläpitäminen sekä järjestelmien integrointi nykyisiin prosesseihin. Hyötyjä ovat parempi säädösten noudattaminen, nopea tiedon löytyminen, riskien hallinta sekä tehokkaampi päätöksenteko.