Dokumentgranskning

Dokumentgranskning är en systematisk process där dokument granskas för att säkerställa riktighet, fullständighet och överensstämmelse med uppställda krav, standarder eller lagar. Den används för allt från juridiska avtal och teknisk dokumentation till policydokument och forskningsrapporter, och syftar till att förbättra kvaliteten samt underlätta ansvar och uppföljning.

Processen omfattar vanligtvis planering, urval av relevanta dokument och en granskning mot fastställda kriterier. Under granskningsarbetet noteras avvikelser och oklara formuleringar, återkoppling ges till dokumentägaren, och dokumentet revideras eller kompletteras. Slutligen följer versionering och formell sign-off samt bevaras i en spårbar historik. Vanliga arbetsverktyg är checklistor, spårbarhetsloggar och dokumenthanteringssystem som reglerar tillgång, ändringar och arkivering.

Roller i dokumentgranskning inkluderar oftast en gransknare eller team av granskar, dokumentägare eller avdelningsansvariga, samt en kvalitetsansvarig eller revisor som säkerställer överensstämmelse med krav. I större organisationer kan processen också omfatta externa granskare eller jurister.

Betydelse och tillämpning varierar mellan branscher, men dokumentgranskning förekommer i offentlig sektor, näringsliv, rättsväsendet och akademisk forskning. Den beaktar ofta standarder som ISO 9001 för kvalitetshantering och ISO 15489 för informations- och arkivhantering, samt specifika regler i olika jurisdiktioner.

Digitala aspekter innefattar användning av elektroniska dokumenthanteringssystem, metadata, behörighetskontroll och sekretessåtgärder samt möjligheter till redigering och spårbar återkoppling. Huvudresultatet är bättre kvalitet, tydligare ansvarsfördelning och bevisföring vid revision eller tillsyn, men utmaningar kan vara otydliga formuleringar, motstridiga krav och hantering av konfidentialitet.