Dokumentensuche

Dokumentensuche bezeichnet den Prozess des Auffindens von Dokumenten innerhalb einer Sammlung, einer Organisation oder im Internet mithilfe von Suchwerkzeugen. In digitalen Systemen umfasst sie die Volltextsuche, die Abfrage von Metadaten und oft auch semantische oder kontextuelle Suchfunktionen.

Zentraler Bestandteil ist die Indexierung der Inhalte, typischerweise durch Volltextindizes. Für gescannte Dokumente kommen OCR-Verfahren zum Einsatz. Metadaten wie Titel, Autor oder Datum unterstützen die Suche zusätzlich. Moderne Systeme verwenden Natural Language Processing, Relevanzranking, Facettennavigation sowie Mehrsprachigkeit. Sucharchitekturen können als zentrale, verteilte oder federated Suche implementiert sein und oft werden Enterprise-Search-Plattformen verwendet.

Datenquellen reichen von Dateisystemen und Content-Management-Systemen über relationale Datenbanken bis hin zu E-Mail-Archiven und Cloud-Speichern. Dokumentensuche findet Anwendung in Bibliotheken, Archiven, Unternehmen sowie im Rechts-, Finanz- und Gesundheitswesen, oft verbunden mit Dokumentenmanagement und Compliance-Anforderungen.

Wichtige Herausforderungen sind Zugriffskontrolle und Datenschutz, Versionierung und Duplikatsmanagement, unvollständige oder inkonsistente Metadaten, Leistungs- und Skalierbarkeitsanforderungen sowie die Gewährleistung von Relevanz und Barrierefreiheit bei der Suche.

Historisch entwickelte sich die Dokumentensuche von physischen Katalogen zu digitalen Index- und Volltextsuchen. Wichtige Meilensteine sind OCR-Technologie, die Digitalisierung gescannter Dokumente, sowie Fortschritte in NLP und maschinellem Lernen, die semantische oder kontextuelle Suchfunktionen verbessern.