Dokumentenformaten

Dokumentenformaten bezeichnet die Struktur und Kodierung von digitalen Dokumenten, mit der Inhalt, Layout und Metadaten gespeichert und ausgetauscht werden. Formate unterscheiden sich in Darstellung (Text, Bilder, Tabellen), Trennung von Inhalt und Präsentation sowie in unterstützten Funktionen wie Stilen, Formularen oder eingebetteten Medien.

Häufige Formate sind Plaintext (TXT), Rich Text Format (RTF), Portable Document Format (PDF), Microsoft Word (DOC, DOCX), OpenDocument (ODT), HTML für webbasierte Dokumente sowie spezialisierte Formate für E‑Books (EPUB) oder Scans (TIFF). Einige Formate sind textbasiert und leicht zu durchsuchen oder versionieren; andere sind binär oder gekapselt und dienen der plattformunabhängigen Präsentation (z. B. PDF).

Wichtige Unterscheidungsmerkmale sind Offenheit (offene Standards vs. proprietär), Interoperabilität, Komprimierung, Unterstützung von Metadaten und Barrierefreiheit. Für Langzeitarchivierung spielen Standardisierung, Dokumentation des Formats und Kompatibilität eine große Rolle; offene, gut dokumentierte Formate wie PDF/A oder ODF gelten als vorteilhaft.

Bei der Wahl eines Formats sind Zweck, Zielpublikum und Workflow entscheidend: Austausch, Bearbeitbarkeit, Drucktreue oder Langzeitarchivierung haben unterschiedliche Anforderungen. Konvertierungstools ermöglichen den Formatwechsel, können jedoch Formatverluste verursachen. Best Practices umfassen die Verwendung offener Standards, regelmäßige Migration für Archivbestände und das Hinzufügen von Metadaten zur Erhaltung von Kontext und Auffindbarkeit.