Collectieplanning

Collectieplanning is het geïntegreerde proces voor het strategisch beheren en ontwikkelen van een verzameling binnen een instelling zoals een museum, bibliotheek of archief. Het doel is om de verzameling relevant, duurzaam en toegankelijk te houden, en te aligneren met de missie, de wettelijke kaders en de wensen van de gebruikers. Een collectieplan bevat doorgaans beleidskaders, doelstellingen en concrete prioriteiten voor meerdere jaren.

De belangrijkste onderdelen zijn onder meer de missie en doelstellingen van de verzameling, de scope en reikwijdte, en de criteria voor acquisitie en deaccessionering. Het beleid behandelt provenance en ethische kwesties, diversiteit en inclusie, risicoanalyse, conservering en opslag, context en metadata, en plannen voor digitalisering en publiekstoegang. Ook governance, budgettering en verantwoordelijkheden zijn cruciaal.

Het proces draait om inventarisatie en conditiebeoordeling, waardering en risicoanalyse, en vervolgens prioritering van projecten en aankopen. Op basis daarvan worden meerjarige plannen en begrotingen opgesteld, inclusief uitvoeringsroutes, mijlpalen en evaluatie. Regelmatige bijsturing gebeurt in samenwerking met curatoren, conservatoren, financiën en externe stakeholders.

Toepassing vindt vooral in musea, bibliotheken en archieven, met ondersteuning van collectiebeheersystemen en data-analyse. Het resultaat omvat doorgaans een collectieontwikkelingsbeleid, een collectieplan, acquisitie- en deaccessieplannen en bijbehorende implementatierapportages. Uitdagingen zijn onder meer begrotingsbeperkingen, behoud en restauratie, representatie van diverse collecties, en naleving van wettelijke en ethische normen. Trends betreffen open toegang, digitalisering en herkomstonderzoek.