Bestellregeln

Bestellregeln sind formale Vorgaben, die festlegen, wann, wie und von wem Einkäufe innerhalb einer Organisation ausgelöst werden. Sie dienen der Kostenkontrolle, der Risikominderung und der Einhaltung rechtlicher sowie vertraglicher Vorgaben. In der Praxis werden sie in Beschaffungs- und Lagerprozessen verankert und in ERP- oder Einkaufssoftwaresystemen abgebildet.

Zentrale Bestandteile sind Auslöserbedingungen (etwa Mindestbestand, Meldebestand, Verbrauchsprognose), Mengenvorgaben (Losgrößen, Mindest- und Höchstbestellmengen, wirtschaftliche Bestellmenge) sowie Freigabeverfahren (Budgetprüfung, mehrstufige Freigabe, rollenbasierte Berechtigungen). Ergänzend regeln sie Lieferantenselektionen und Vertragsbindung (Bevorzugte Lieferanten, Rahmenverträge, Preis- und Lieferklauseln).

Die Umsetzung erfolgt oft über ERP-Module, Einkaufs- und Lagerverwaltungsschnittstellen. Ziel ist eine verlässliche Beschaffungsplanung, Transparenz in den Ausgaben und Nachverfolgbarkeit von Bestellungen. Zu den Vorteilen zählen geringere Lagerbestände, vermiedene Fehlmengen, standardisierte Beschaffungsprozesse sowie Compliance- und Audit-Fähigkeiten. Risiken entstehen durch unvollständige oder veraltete Regeln, fehlerhafte Stammdaten oder zu komplexe Freigabeworkflows.

Typische Beispiele sind automatische Bestellschwellen, Lagerreorder bei Erreichen des Meldebestands, Mindest- und Höchstbestellmengen, Blanket-Purchase-Agreements und bedingte Freigaben je nach Bestellwert oder Abteilung.