Beslutsversioner

Beslutsversioner är dokumenterade versioner av beslut eller beslutssituationer som uppstår under ett projekt, en policyprocess eller en förvaltningscykel. Syftet är att ge en kronologisk och spårbar redovisning av hur beslutet har formats, vilka alternativ som övervägts, vilka kriterier som tillämpats och varför ett visst alternativ valdes. Genom beslutsversioner kan organisationen följa logiken bakom ett beslut över tid och underlätta senare granskning och ansvarsfördelning.

Innehållet i en beslutsversion varierar men brukar vanligtvis innehålla beslutets formuleringsrubrik, bakgrund och kontext, de alternativ som bedömts, bedömningskriterier och risker, den slutgiltiga beslutspunkten, motivering samt konsekvenser och ansvariga. Dokumentet kopplas ofta till relevanta stödjokument som riskbedömningar, kostnadsbedömningar och beslutstidpunkter.

Versionering kan göras genom sekventiella nummer (v1, v1.1, v2) eller datumbaserat, ibland med statusangivelser som utkast, granskat eller godkänt. I många organisationer hanteras beslutsversioner i ett beslutsregister eller i ett dokumentstyrningssystem där varje version har en tidsstämpel, ansvarig och relaterade dokument. Ofta finns koppling mellan beslutsversionen och en eller flera beslutslinjer eller policyer.

Användningen av beslutsversioner stärker spårbarhet, ansvar och kommunikation med intressenter. De underlättar revision, att förstå varför ett beslut ändrades och hur konsekvenserna bedömdes. Utmaningar inkluderar det administrativa arbetet att uppdatera och synkronisera versionerna, risken för motstridiga versioner om uppföljningen är svag och behovet av tydliga roller och processer.

Beslutsversioner relaterar till begrepp som beslutregister, protokoll och beslut i styrdokument samt till processer för godkännande, implementering och arkivering.