Bekräftelsebrev

Bekräftelsebrev är en formell skrivelse som används för att bekräfta att information, dokument eller ett avtal har mottagits, godkänts eller avtalats. Syftet är att skapa tydlighet och ge ett spår av kommunikation genom att fastslå vad som gäller och vilka nästa steg som förväntas. Ett bekräftelsebrev fungerar ofta som bevis på att ett meddelande har nått mottagaren eller att en överenskommelse har ingåtts i praktiken.

Innehållsmässigt brukar ett bekräftelsebrev inkludera uppgifter som datum, avsändare och mottagare, referens- eller ärendenummer, en kort beskrivning av vad som bekräftas, viktiga detaljer (t.ex. datum, tider, belopp, villkor) samt vilka åtgärder som krävs av parten eller när nästa kommunikation väntas. Ofta bifogas eller hänvisas till tidigare dokument eller uppgifter som ligger till grund för bekräftelsen. Avsändare och kontaktuppgifter bör framgå klart så att mottagaren kan återkoppla vid behov.

Vanliga sammanhang där bekräftelsebrev används är bekräftelse av mottagen ansökan eller dokument, bekräftelse av en bokning eller leverans, eller bekräftelse av en överenskommen åtgärd. Det kan också användas inom utbildning och arbetsliv, exempelvis för anteckning om antagning, anställningsförhållande eller överenskomna villkor.

Huvudregeln är att ett bekräftelsebrev är ett kommunikationsverktyg som precis som namnet antyder syftar till bekräftelse. Det är vanligtvis icke-bindande i sig, om inte avsändaren uttryckligen anger rättsliga villkor eller binder sig i brevet. Om osäkerhet råder bör man läsa igenom innehållet noggrant och söka klargörande vid behov.