Arkiveringsinformasjon

Arkiveringsinformasjon er den informasjonen som dokumenterer bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Den inkluderer metadata som beskriver opprinnelse, kontekst, innhold og relasjoner mellom arkivdeler, samt administrativ og teknisk informasjon som styrer bevaring og tilgang. Målet er å sikre autentisitet, integritet og forståelighet over tid, slik at arkivet kan brukes som kilde for beslutninger, rettslige krav og forskning.

Viktige komponenter inkluderer deskriptiv metadata (beskrivelse av innhold), administrativ metadata (opprinnelse, eier, tilgangsrettigheter, bevaringsplan), teknisk metadata (filformat, programvare, infrastruktur) og strukturmetadata (relasjoner mellom arkivdeler). Arkiveringsinformasjonen kobles til en bevaringspolicy og arkivsystemets registrering av metadata. I livsløpet for arkivmateriale inngår oppretting og fangst, vurdering av bevaringsverdi, bevaring og tilgang. Digitalt materiale krever formatvurdering, migrasjon ved behov, regelmessig integritetskontroll (hash-verifikasjon) og dokumentasjon av hvordan filene kan åpnes i fremtiden.

Standarder og rammer inkluderer ISO 15489 Records Management, PREMIS for bevaringsmetadata og OAIS-modellen. Offentlige og private organisasjoner bør integrere arkiveringsinformasjon i sin styring for å sikre sporbarhet, rettigheter og varig tilgjengelighet, samt overholdelse av lovverk som offentlighetsloven og personvernloven. Roller omfatter arkivansvarlig, arkivskapere, IT- og sikkerhetsenheter og brukere som trenger tilgang. Arkiveringsinformasjon er avgjørende for legitimitet, sporbarhet og verdi av arkiver, både i dag og i fremtiden.