arkivansvarlig

Arkivansvarlig er en person i en organisasjon som har det overordnede ansvaret for forvaltning og bevaring av organisasjonens arkiv og dokumenter, både i fysisk og digital form. Rollen omfatter å etablere og vedlikeholde styringsdokumenter for arkiv, som arkivpolicy og arkivplan, samt å utvikle systemer for klassifisering, metadata og tilgangsstyring. Arkivansvarlig skal sikre at virksomhetens dokumenter fanges og klassifiseres korrekt gjennom hele livssyklusen, lagres sikkert og kan gjenfinnes.

Hovedoppgavene inkluderer å utarbeide og følge opp en arkivplan med retensjons- og destruktjonsrutiner, sørge for riktig bevaring av digitalt innhold (inkludert langsiktig digital bevaring), og sikre at personopplysninger behandles i samsvar med personvernlovgivningen. Rollen innebærer også å etablere prosedyrer for konservering, migrering av eldre systemer, og tilgangsstyring slik at relevante parter kan få tilgang i samsvar med regelverk og interne behov. Arkivansvarlig koordinerer med IT-avdelingen, juridisk avdeling og faglige enheter og kan ha ledelsesansvar for et arkivteam eller fungere i praksis som arkivleder.

Juridisk grunnlag og kontekst: I Norge er arkivforvaltning regulert av arkivloven og tilhørende forskrifter, og offentlige virksomheter har ofte krav om utpeking av en arkivansvarlig. I privat sektor balanseres arkivansvar med krav til personvern og virksomhetens styringssystemer. Den som innehar rollen bør ha kompetanse innen information management, arkivfag, bibliotek- eller IT-relaterte områder, samt kunnskap om standarder for arkiv og metadata.