Arkistointivaatimukset

Arkistointivaatimukset ovat organisaation ohjeita ja lainsäädännön velvoitteita, jotka ohjaavat asiakirjojen luomista, luokittelua, säilytystä, arkistointia ja tuhoamista. Niiden tarkoituksena on turvata oikeellisuus, eheys ja loppukäyttäjien pääsy tarvittaviin tietoihin sekä tukea viranomaisten toimintaa ja vastuullista tiedonhallintaa.

Suomessa arkistointia säätelee Arkistolaki sekä siihen liittyvät asetukset. Viranomaiset ja julkisyhteisöt ovat velvollisia muodostamaan, säilyttämään ja siirtämään asiakirjat sekä määrittelemään niiden säilytysajat. Kansallisarkisto ohjaa käytäntöjä, antaa säilytys- ja tuhoamisohjeita sekä vahvistaa arkistoinnin yleiset pelisäännöt. Julkisen hallinnon toimijat sekä muut asianomaiset tahot voivat myös soveltaa muita soveltuvia lakeja kuten tietosuoja-asetuksia.

Keskeisiä elementtejä ovat säilytysaikataulut, asiakirjojen luokittelu ja metadatointi sekä arkistointijärjestelmien käytettävyys ja turvallisuus. Digitaalisen arkistoinnin osalta huomioidaan tiedostomuotojen pysyvyys tai formaattimuutosten hallinta, migraatio, riippumattomat tarkastukset ja varmuuskopiointi sekä pitkäaikainen säilyttäminen. Henkilötietojen suoja ja tietoturva ovat olennaisia, ja pääsy tietoihin on rajoitettua sekä tarvetta vastaavaa.

Käytännössä vastuu vaihtelee: organisaation arkistointivastaava tai tietohallinnon ja asiakirjahallinnon ammattilaiset vastaavat toteutuksesta. Julkisyhteisöissä on usein määriteltyjä menettelyjä aktiivisen ja epäaktiivisen arkistoinnin sekä mahdollisten siirtojen ja tuhoamisten varalle. Yksityisellä sektorilla noudatetaan sekä arkistointivaatimuksia että tietosuoja- ja sovellettavia säädöksiä.

Arkistointivaatimukset edistävät läpinäkyvyyttä, toiminnan vastuullisuutta sekä tiedon palautettavuutta. Haasteina ovat resurssit, nopeasti muuttuva teknologia sekä digitaalisen tiedon suojaaminen ja säilyttäminen pitkällä aikavälillä.