arkistointivaatimuksia

Arkistointivaatimuksia käsittelevä käsite viittaa organisaatioiden säännöksiin, ohjeistuksiin ja vaatimuksiin, joiden avulla asiakirjat ja muut tallenteet hallitaan sekä säilytetään elinkaarensa aikana. Tavoitteena on varmistaa tiedon aitous, käyttökelpoisuus ja pitkäaikainen säilyvyys sekä tukea läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.

Suomen lainsäädäntö asettaa keskeiset pelisäännöt arkistoinnille. Arkistolaki ohjaa viranomaisten ja julkisten organisaatioiden asiakirjojen hallintaa, säilyttämistä ja poistamista sekä säilytysaikoja. Kansallisarkisto valvoo ja ohjaa arkistointia, tarjoaa yleisiä sekä toimialakohtaisia säilytys- ja arkistointikäytänteitä ja ylläpitää säilytysluetteloita. Myös hallinnon ja kirjaamisten pelisäännöt vaikuttavat toiminnan rakenteisiin.

Keskeisiä arkitointivaatimuksia ovat asianmukainen asiakirjojen luominen ja vastaanotto, osa-aineistojen oikea luokittelu sekä riittävät metatiedot, jotta tiedot ovat löydettävissä ja ymmärrettävissä tulevaisuudessa. Lisäksi on määriteltävä säilytystavat, säilytysajat sekä poistopäätökset.

Digitaalisen arkistoinnin erityispiirteisiin kuuluu tiedon eheys ja aitous sekä pitkäaikainen käyttö. Tämä edellyttää fortifikaatiota, kuten tarkistusummien käyttöä, versioiden hallintaa ja formaattien hallittua muuntamista sekä mahdollisuutta ympärivuorokautiseen käyttöön.

Organisaatiossa arkistointivaatimukset edellyttävät selkeää roolia ja vastuuta: arkistointipäällikön tai tietohallinnon ammattilaisen rooliin kuuluu politiikkojen, säilytysaikataulujen ja ohjeiden laatiminen sekä noudattamisen seuranta ja koulutus.

Käytännön viitekehyksiä ovat ISO 15489 Records Management, ISO 16175 sekä OAIS-mallin periaatteet, joita sovelletaan sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Noudattaminen parantaa oikeudellista riskienhallintaa, tehokkuutta ja tiedon käyttöä, mutta vaatii resursseja ja johdonmukaista organisatorista muutosta.