Arkistointiluokituksen

Arkistointiluokituksen käsite kuvaa arkisto- ja hallintotieteissä käytettyä systemaattista arkistomateriaalin luokittelua. Se tarkoittaa sekä fyysisten että digitaalisien dokumenttien järjestämistä yhdenmukaisiin luokkiin, jotka mahdollistavat nopean haun, käytön sekä säilytyksen.

Käytännössä arkistointiluokitus muodostaa tiedostamisen suunnitelman eli file planin. Luokitus perustuu usein toiminnallisuuteen (mitä organisaatio tekee), aiheisiin sekä juridisiin ja säilytykseen liittyviin vaatimuksiin. Yleisiä rakenteita ovat tiedostokokoelmat, sarjat sekä yksittäiset asiakirjat. Tavoitteena on kuvata organisaation toimintakokonaisuudet ja niiden tuottama aineisto selkeästi ja johdonmukaisesti.

Keskeisiä elementtejä ovat luokitusjärjestelmä, kuvailu ja metatiedot. Kuvailussa noudatetaan kansainvälisiä standardeja kuten ISAD(G), ja digitaalisessa ympäristössä voidaan soveltaa EAD- tai Dublin Core -perusmalleja. Metatietojen avulla arkistot voidaan kuvata, indeksoida ja hakea monipuolisesti. Säästö- ja hävittämisaikataulut (säilytysajat) määrittävät, mitä aineistoa säilytetään ja milloin.

Prosessi sisältää arvoltamisen (arviointi), valinnan sekä järjestämisen ja kuvauksen. Digitaalinen aikakausi tuo mukanaan lisävaatimuksia kuten tiedostojen nimeämiskäytännöt, varmistetun säilytyksen ja pitkäaikaisen digitaalisen säilymisen.

Lainsäädäntö ja hallinnointi: Arkistointiluokitusta ohjaavat maan arkisto- ja tietosuoja-asetukset sekä organisaation sisäinen hallinto. Hyvin laadittu luokitus parantaa läpinäkyvyyttä, vastuunjakoa sekä kykyä täyttää sekä julkisoikeudelliset että sisäiset vaatimukset.