Arkistointiluokitusta

Arkistointiluokitusta, usein kutsuttu arkistointiluokitteluksi, on systemaattinen prosessi, jolla organisaation asiakirjat ja muut aineistot jaetaan ja järjestetään hallittuun luokitusrakenteeseen. Tavoitteena on parantaa löytämis- ja hallintamahdollisuuksia sekä tukea elinkaaren hallintaa, mukaan lukien säilyttämisen, hävittämisen ja pitkäaikaissäilytyksen suunnittelu. Sekä paperiset että digitaaliset aineistot voivat kuulua luokituksen piiriin.

Käytännössä arkistointiluokitus perustuu organisaation toiminnallisiin tehtäviin ja niiden tuottamiin asiakirjoihin. Luokitus voi olla hierarkinen ja sisältää pääluokkia, alaluokkia sekä metatietoja kuten vastuu, toimiala, aihe ja luomispäivä. Luokituksen avulla voidaan määrittää kullekin aineistolle tai arkistointivaiheelle sopiva säilytysaika sekä mahdolliset hävitys- tai pitkäaikaissäiliymksikset. Lisäksi luokitus tukee pääsynhallintaa sekä oikeudellisten ja hallinnollisten velvoitteiden noudattamista.

Prosessi etenee usein näissä vaiheissa: toiminnallinen analyysi ja luokituskeinon tarpeen kartoitus; luokitussysteemin tai viittauskoodiston määrittäminen (tai sopiminen olemassa olevan järjestelmän kanssa); nykyisen aineiston luokitus ja siirtäminen uuteen rakenteeseen; säilytys- ja hävityssääntöjen määrittäminen sekä systemin integrointi tiedonhallintajärjestelmiin; jatkuva ylläpito ja säännöllinen tarkistus.

Arkistointiluokitusta tukee kansainväliset standardit ja hyvät käytännöt, kuten ISO 15489 -toimintaohjeet, sekä organisaation omat ohjeistukset ja säilytysaikataulut. Sen onnistunut toteutus edellyttää selkeää toimintaa, koulutusta ja säännöllistä päivittämistä.