tillgångsdatabas

En tillgångsdatabas är ett systematiskt register som lagrar information om en organisations tillgångar, fysiska och ofta immateriella, så att de kan beskrivas, följas upp och hanteras över tid. Den används för att stödja planering, underhåll, avveckling och ekonomisk uppföljning, samt för att förbättra kontrollen över risker och ansvarsfördelning inom verksamheten.

Vad som vanligtvis dokumenteras i en tillgångsdatabas inkluderar unikt identifikationsnummer, namn, kategori och en beskrivning av tillgången, serienummer, inköpsdatum och kostnad, placering och ansvarig användare, samt status och användningsområde. Ytterligare fält kan vara underhålls- och garantiplaner, livslängd, avskrivningar, leverantörsinformation, inköpskanal och disposerings- eller avvecklingsuppgifter. Många databaser stödjer även streckkoder eller RFID för snabb registrering och uppföljning.

Användning och processer innebär registrering av nya tillgångar, regelbunden inventering och avstämning mot ekonomiska system, samt uppföljning av underhåll och reparationer. God datahantering kräver tydliga arbetsflöden, rollbaserad åtkomst, datakvalitet och åtgärder vid fel eller dupliceringar. Regelbunden rapportering möjliggör användning av data i budgetering, riskhantering och planering av livscykler samt spårbarhet vid revision och tillsyn.

Tillgångsdatabaser används i både privat och offentlig sektor. Exempelvis IT‑tillgångar som datorer och servrar, inventarier som möbler och fordon, samt i kultursammanhang samlingar och dokumentation i museer eller bibliotek. Standardsamarbete som ISO 55001 kan stödja systemets mål om långsiktigt värdeskapande och underhållsarbete.