tilauskäytäntö

Tilauskäytäntö määrittelee yrityksen ohjeistuksen siitä, miten tilaukset vastaanotetaan, validoidaan, käsitellään ja toimitetaan sekä miten tilauksista seuraa laskutus ja asiakaspalvelu. Se kattaa sekä asiakkaan tilauskanavat (verkkotilaajat, puhelin ja sähköposti) että sisäiset toimenpiteet (varastonhallinta, hankinta, tuotanto, logistiikka).

Tilausprosessi sisältää tilauksen vastaanoton ja validoinnin (tuotteen/SKU:n oikeellisuus, hinnoittelu, toimitusehdot, alennukset), maksuprosessin, varaston varaamisen tai tuotannon aikatauluttamisen, keräilyn, pakkaamisen ja merkinnät, lähetyksen ja seurannan sekä laskutuksen ja maksujen käsittelyn. Lisäksi käsitellään tilauksen muutokset, peruutukset sekä palautukset. Hyvä tilauskäytäntö edistää tilauksen oikeellisuutta, toimitusvarmuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä huomioi tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset sekä sovellettavan lainsäädännön noudattamisen.

Tilausvaihtoehtoja ovat esimerkiksi make-to-stock (MTS), make-to-order (MTO) sekä assemble-to-order (ATO). Toimitusmalli vaikuttaa varastonhallintaan ja tuotantoon sekä voi sisältää drop shippingin. Suorituskykymittareita ovat tilauksien oikeellisuus, läpimenoaika, täyttöaste, toimitusten aikataulussa pysyminen ja tilaus-rahavirran kiertoa koskevat mittarit.

Riskejä ovat varastojen epätasapaino, toimitusviivästykset, virheelliset toimitukset sekä maksujen myöhästyminen. Tilauskäytäntö kehittyy teknologian, kumppanisuhteiden ja jatkuvan parantamisen kautta.